Contoh dan Fitur WhatsApp Automation Untuk Layanan Konsumen

WhatsApp telah menjadi salah satu platform komunikasi yang digunakan oleh bisnis untuk melakukan interaksi dengan konsumen, salah satunya menggunakan WhatsApp Automation untuk memberikan solusi yang efisien untuk melayani konsumen dengan lebih baik.

Apalagi WhatsApp automation juga menawarkan fitur-fitur yang dapat meningkatkan layanan konsumen untuk merespon pertanyaan dengan lebih cepat dan konsisten.

Berikut berbagai fitur-fitur penting dari WhatsApp automation dan contoh penerapannya dalam layanan konsumen untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan secara signifikan.

Baca Juga : Marketing Automation Adalah : Jenis dan Cara Automatisasinya

WhatsApp Automation Adalah

Pernahkah anda melakukan interaksi di WhatsApp dan mendapatkan layanan pesan secara otomatis, inilah keuntungan WhatsApp Automation bagi brand untuk melayani konsumen secara maksimal dan otomatis.

WhatsApp automation adalah fitur yang digunakan oleh platform automatisasi untuk melakukan interaksi dengan konsumen dan mengatur pekerjaan tanpa campur tangan manusia.

Hal ini termasuk mengatur respon yang otomatis ke beberapa daftar, mengirimkan informasi ke konsumen, serta mengatur penjadwalan tugas seperti pengingat janji temu.

Dimana ini akan membantu brand untuk menghemat waktu dalam melayani konsumen dengan menggunakan berbagi fitur WhatsApp automation yang digunakan untuk membangun hubungan dengan konsumen dan meningkatkan penjualan.

Namun untuk menggunakan berbagai layanan ini, anda bisa menggunakan platform WhatsApp Business App untuk pelayanan dasar atau WhatsApp Business Platform untuk pelayanan yang maksimal dengan fitur yang beragam.

Contoh Penggunaan WhatsApp Automation

Dengan jumlah konsumen yang banyak dan memiliki beragam kebutuhan, tentunya penting bagi brand untuk merespon saat itu juga untuk memberikan pelayanan terbaik dan agar pembeli tidak berpaling ke kompetitor lain.

Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan WhatsApp Automation yang dapat membantu untuk memberikan pelayanan konsumen secara otomatis tanpa bantuan manusia.

Sehingga anda tidak perlu mengirimkan satu per satu ke konsumen yang tentunya memakan banyak waktu, sehingga anda bisa menggunakan waktu yang tersedia untuk merancang pengembangan produk dan menjualnya ke konsumen.

Berikut beberapa contoh penggunaan WhatsApp automation yang bisa dilakukan untuk melayani konsumen dengan baik secara maksimal.

1. Pengingat Pembayaran

Salah satu penggunaan WhatsApp automation yang bisa digunakan untuk melayani konsumen adalah dengan menggunakannya sebagai pengingat pembayaran.

Dimana ini menguntungkan bagi brand yang menggunakan WhatsApp sebagai media pemesanan produk, sehingga konsumen bisa melakukan pembayaran saat itu juga.

Namun untuk melakukan pengaturan pengingat pembayaran, maka dibutuhkan strategi yang tepat untuk memberikan layanan konsumen yang maksimal.

Anda bisa memulainya dengan menghubungkan aplikasi khusus atau toko online ke WhatsApp API yang dapat membantu untuk menghubungkan database konsumen dengan pelayanan yang otomatis.

Kemudian anda juga bisa membuat template pesan yang tepat untuk menyampaikan pesan yang ingin disampaikan ke konsumen.

Dimana anda bisa memulainya dengan mengguankan kalimat pembukan yang menyertakan nama konsumen, tambahkan juga deskripsi pesan yang jelas dan berisi informasi tagihan, sehingga pembeli bisa mengetahui jumlah tagihan yang perlu dibayarkan saat itu juga.

Tidak hanya itu, untuk memudahkan layanan konsumen, anda juga bisa memberikan tautan khusus yang membantu pembeli melakukan pembayaran saat itu juga.

Namun untuk menjaga keamanan dalam membuat pengingat pembayaran, maka anda perlu mengecek tautan yang dikirimkan untuk memastikan keamanan konsumen sebelum melakukan pembayaran.

Pastikan juga untuk mengatur pembayaran satu hari sebelum jatuh tempo, sehingga konsumen mendapatkan pengingat yang menguntungkan untuk melakukan interaksi.

2. Pesan Sambutan

Strategi interaksi lainnya yang bisa digunakan di WhatsApp automation adalah dengan menggunakan pesan sambutan, dimana ini akan menyambut konsumen yang baru mendaftar sebagai member baru dan menjadi pengingat bahwa proses pendaftaran sudah berhasil.

Pemberian pesan sambutan yang tepat dapat membuat konsumen merasa disambut dengan baik, sehingga tertarik untuk melakukan pembelian selanjutnya.

Namun untuk merancang pesan sambutan yang baik, maka dibutuhkan strategi yang tepat untuk mendapatkan hasil interaksi yang diinginkan.

Dimana anda bisa memulainya dengan merancang template pesan sambutan yang baik dengan memuat sapaan dan nama konsumen yang bisa dimasukkan secara otomatis, sehingga konsumen merasa mendapatkan interaksi yang personal.

Kemudian tambahkan kalimat penyambutan yang menyatakan bahwa brand anda merasa senang konsumen menjadi bagian dari member.

Guna memberikan daya tarik di pesan sambutan, maka anda bisa memberikan penawaran yang menarik, misalnya dengan memberikan hadiah khusus yang bisa diambil di gerai atau voucher untuk mendapatkan potongan harga khusus untuk memenangkan hati konsumen.

Anda juga bisa melakukan analisa interaksi pesan sambutan dengan menghitung jumlah konsumen yang membalas pesan tersebut atau mengabaikannya namun mengambil bonus yang ditawarkan, dimana ini menjadi indikator bahwa konsumen menyukai tawaran yang diberikan, sehingga membuka peluang untuk melakukan interaksi dengan pembeli secara maksimal.

3. Mengirimkan Informasi Pengiriman Produk

Kegunaan selanjutnya yang bisa digunakan dalam menggunakan WhatsApp automation adalah untuk mengirimkan informasi pengiriman produk.

Dimana ini dilakukan apabila konsumen melakukan pemesanan melalui WhatsApp atau saluran pemesanan lainnya, dimana ini menjadi informasi bagi konsumen untuk mengetahui pembaruan pengiriman produk.

Namun untuk merancang strategi interaksi melalui WhatsApp automation, maka anda perlu melakukan beberapa persiapan terlebih dahulu.

Misalnya dengan memilih platform yang tepat untuk memberikan informasi pengiriman produk ke konsumen secara otomatis setelah anda memberikan barang tersebut ke kurir.

Kemudian pastikan untuk memilih beberapa vendor pengiriman terpercaya yang memiliki platform khusus untuk menginformasikan pengiriman produk secara akurar dan otomatis.

Anda juga bisa membuat template pesan yang berisi informasi pemberitahuan mengenai produk telah diserahkan ke jasa pengiriman dan estimasi produk sampai di tangan konsumen, dimana ini akan membantu konsumen untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Selain itu, untuk memudahkan konsumen mengecek secara langsung, maka anda bisa memberikan tautan khusus ke website jasa pengiriman yang memungkinkan konsumen untuk mengecek secara manual untuk mendapatkan pemberitahuan secara rutin.

Namun untuk memberikan layanan lebih ke konsumen, maka anda bisa memberikan informasi mengenai pengiriman produk apabil terjadi perubahan, dimana ini akan membantu konsumen untuk memantau pengiriman produk.

Guna melakukan analisa kinerja WhatsApp automation untuk pengiriman produk, maka anda bisa mengecek jumlah konsumen yang membaca pesan, membuka tautan, atau melakukan interaksi lebih lanjut untuk mengetahui kinerja interaksi.

4. Layanan After Sales

Setelah konsumen melakukan pemesanan dan pembelian produk melalui WhatsApp, maka penting bagi anda untuk memberikan layanan after sales yang membuat konsumen melakukan pembelian kembali.

Dimana anda bisa memulainya dengan memilih waktu pembelian konsumen misalnya beberapa bulan sebelumnya saat produk yang dibeli konsumen sudah habis saat ini, sehingga anda bisa memberikan penawaran kembali agar konsumen melakukan pembelian produk setelah produk habis.

Guna memudahkan konsumen melakukan pemesanan produk, maka anda bisa menambahkan tautan ke produk yang telah dibeli konsumen sebelumnya, sehingga memudahkan mereka untuk melakukan pembelian.

Kemudian, anda juga bisa memberikan penawaran khusus yang bisa digunakan oleh konsumen, misalnya potongan harga atau gratis biaya pengiriman, dimana ini akan menarik minat konsumen untuk melakukan pembelian berulang.

Tidak hanya itu, setelah konsumen melakukan konfirmasi pembelian produk, maka anda bisa meminta konsumen melakukan ulasan produk, seperti rasa dan pelayanan yang diberikan yang dapat membantu untuk mengembangkan layanan yang lebih baik di waktu yang akan datang.

Layanan after sales selanjutnya yang bisa dilakukan adalah dengan memberikan garansi produk atau mendengarkan keluhan konsumen.

Misalnya produk yang dimiliki mengalami kerusakan namun masih memiliki garansi jaminan dalam jangka waktu tertentu yang bisa digunakan untuk memperbaiki produk tersebut.

Hal ini akan membantu konsumen untuk mendapatkan pelayanan yang baik dan membuka peluang untuk melakukan pembelian selanjutnya atau merekomendasikan brand anda ke konsumen lain yang memiliki minat yang sama.

5. Pengingat Janji Temu

Penggunaan WhatsaApp yang mudah menjadi aplikasi pesan ini juga digunakan untuk membuat janji temu untuk mendapatkan layanan tertentu.

Namun, konsumen mungkin terkadang lupa untuk datang ke waktu yang telah dijanjikan, sehingga melewatkan janji temu yang telah dibuat sebelumnya.

Sehingga untuk membangun hubungan interaksi dengan konsumen, maka anda bisa membuat pengingat janji temu yang bisa dikirimkan melalui WhatsApp.

Guna membuat pengingat yang tepat, maka penting untuk membuat beberapa pendekatan terlebih dahulu untuk memberikan layanan konsumen yang maksimal.

Dimana anda bisa mengatur fitur otomatisasi terlebih dahulu untuk mengatur database yang melakukan janji temu dan mengatur waktu pengingat, sehingga konsumen bisa diingatkan di waktu yang tepat.

Kemudian, anda juga bisa membuat template pesan yang berisi kalimat sapaan, nama konsumen, serta pengingat janji temu di waktu dan hari yang telah ditentukan, serta kalimat penutup.

Lalu, anda juga bisa menambahkan opsi apabila konsumen hendak mengganti waktu janji temu, sehingga anda bisa memilihkan di waktu yang sesuai dengan kebutuhan konsumen.

Sediakan juga opsi apabila konsumen sudah mengetahui waktu janji temu, sehingga anda bisa mengkonfirmasi kehadiran mereka.

Fitur WhatsApp Automation

WhatsApp telah berkembang menjadi salah satu platform komunikasi terpopuler yang tidak hanya digunakan untuk penggunaan pribadi namun juga untuk bisnis untuk menjaga hubungan dengan konsumen.

Sehingga untuk mengoptimalkan penggunaan WhatsApp, maka penting bagi bisnis untuk menggunakan fitur WhastApp Automation untuk mengendalikan dan menyederhanakan alur komunikasi dengan konsumen agar fokus ke prioritas lainnya.

Berikut beberapa rekomendasi fitur WhatsApp automation untuk melayani konsumen dengan mudah dan cepat.

1. Fitur Pesan Cepat

Fitur pertama yang bisa digunakan di WhatsApp automation adalah layanan pesan cepat yang membantu konsumen untuk mendapatkan jawaban mengenai pertanyaan tertentu dengan menggunakan kata kunci yang sesuai.

Dimana ini dapat membantu untuk mendapatkan jawaban atas masalah tertentu dengan lebih mudah dan cepat tanpa perlu menunggu layanan konsumen.

Hal ini juga membantu untuk memberikan layanan yang lebih baik dan cepat, sehingga konsumen tidak perlu menunggu lam.

Anda bisa memulai menggunakan fitur ini dengan mengumpulkan pertanyaan yang sering ditanyakan oleh konsumen secara langsung, melalui sosial media, atau pertanyaan yang banyak ditanyakan di pesan langsung atau komentar.

Pengumpulan pesan ini dapat membantu untuk mengetahui pertanyaan yang sering ditanyakan oleh konsumen dalam jangka waktu tertentu atau sering ditanyakan oleh pembeli.

Kemudian, anda bisa mengelompokkan pertanyaan tersebut ke dalam beberapa kategori, sehingga memudahkan konsumen untuk mencari pertanyaan yang sesuai kebutuhan.

Pilihlah juga kata kunci tertentu yang bisa dipilih oleh konsumen dan mencerminkan pertanyaan tertentu sebagai kata kunci saat konsumen bertanya di WhatsApp.

Gunakan juga gaya bahasa yang sesuai dan mudah dipahami oleh konsumen, sehingga mereka bisa memahami jawaban yang diberikan dan melakukan instruksi yang diberikan.

Pastikan juga untuk melakukan pembaruan secara rutin guna melihat apakah pertanyaan tersebut sering diajukan oleh konsumen atau terdapat pertanyaan lainnya yang dapat anda perbarui untuk menyelesaikan masalah konsumen.

2. Chatbot

Penggunaan chatbot menjadi salah satu layanan yang digunakan untuk WhatsApp Automation yang dapat membantu membalas pesan konsumen secara otomatis.

Dimana ini membantu brand untuk melayani konsumen secara otomatis dengan lebih cepat, sehingga bisa fokus ke kegiatan lain, seperti melayani keluhan konsumen, pelayanan penjualan produk, atau pengembangan produk yang lebih baik.

Anda bisa memulai penggunaan chatbot dengan memahami tujuan penggunaannya, apakah untuk membalas pesan konsumen atau memberitahu konsumen mengenai waktu henti layanan, sehingga konsumen bisa membalas di esok hari.

Kemudian, anda juga perlu menyusun gaya bahasa yang sesuai, sehingga mudah dipahami oleh konsumen dan memudahkan proses interaksi, pastikan juga untuk tidak menggunakan gaya bahasa yang kaku dan membuat konsumen merasa melakukan interaksi dengan robot.

Selain itu, anda juga bisa menggunakan kata kunci yang bisa dimasukkan konsumen untuk mengetahui informasi tertentu, dimana ini membantu konsumen untuk mendapatkan layanan yang lebih cepat tanpa menunggu layanan konsumen.

Tidak hanya itu, anda juga bisa menggunakan chatbot untuk menyambut konsumen, dimana anda bis memulainya dengan memasukkan informasi konsumen yang telah mendaftar sebagai member, kemudian anda juga bisa memberikan kalimat sapaan yang sesuai agar konsumen merasa disapa dengan baik.

Kemudian, anda juga bisa menggunakan informasi konsumen untuk kebutuhan tertentu, misalnya dengan mengirimka pesan promosi yang menarik minat konsumen untuk melakukan pembelian.

3. Template Pesan

Guna melakukan interaksi dengan konsumen menggunakan WhatsApp automation, penting bagi brand untuk membuat template pesan terlebih dahulu untuk menyampaikan informasi ke konsumen.

Anda bisa memulainya dengan menentukan tujuan penggunaan template pesan, apakah anda ingin menyambut konsumen, melayani pertanyaan konsumen, atau melayani keluhan konsumen.

Dengan memahami kebutuhan konsumen, maka anda bisa memilih isi pesan template yang tepat dan menyesuaikan interaksi dengan konsumen.

Lalu, anda bisa melanjutkan dengan menggunakan gaya bahasa yang sesuai agar mudah dipahami oleh konsumen dengan cepat. Kemudian setelah membuat variasi template untuk berbagai kebutuhan, maka anda bisa melanjutkan dengan menghubungkan template tersebut ke akun yang dimiliki.

Mulailah dengan membuka akun Meta Busienss Suite kemudian masuk ke WhatsApp Manager dan masuk ke akun bisnis yang dimiliki. Anda bisa memilih menu kelola template pesan dan buat template pesan, pastikan juga untuk membut kategori yang diinginkan.

Misalnya untuk menyambut konsumen, melakukan interaksi, atau membagikan promosi produk, pembuatan kategori ini tentunya memudahkan brand untuk bekerja.

Pastikan untuk membuat template pesan jauh hari sebelum campaign promosi dilakukan sebab anda perlu menunggu satu hari untuk memastikan template pesan bisa digunakan untuk interaksi.

Lakukan juga analisa hasil template untuk melihat apakah pesan promosi sudah dijalankan dengan baik dan mendapatkan interaksi yang diinginkan.

4. Pesan Broadcast

Dengan jumlah konsumen yang cukup banyak, maka penting untuk membagikan konten promosi dengan cepat. Hal ini membantu untuk membuat campaign promosi dengan cepat untuk mendapatkan hasil pemasaran yang diinginkan.

Dimana anda bisa memulainya dengan mengetahui tujuan promosi, apakah anda ingin memperkenalkan produk baru, menawarkan promosi produk, atau menawarkan pemasaran tertentu.

Kemudian, anda bisa menyiapkan berbagai isi konten yang disiapkan, misalnya dengan membuat template pesan, kalimat sapaan yang personal, visual konten promosi, dan tautan yang memudahkan untuk pembelian, atau informasi yang dibutuhkan untuk memaksimalkan pemasaran.

Lalu anda bisa memilih kontak yang sesuai kebutuhan, dimana anda bisa menggunakan sejumlah kontan untuk dikirimi pesan promosi secara manual.

Namun untuk mengirimkan pesan dalam jumlah banyak, maka anda bisa menggunakan WhatsApp Business untuk mengirimkan pesan promosi ke jumlah kontak yang lebih banyak dalam waktu bersamaan.

Dimana anda bisa memulainya dengan membuat template pesan terlebih dahulu sebelum diajukan ke WhatsApp Business, lalu anda perlu menunggu persetujuan dari WhatsApp sebelum menuju langkah selanjutnya.

Kemudian anda bisa mengelompokkan data konsumen dan memasukkannya ke label tertentu sebelum mengirimkannya ke konsumen di waktu yang bersamaan.

Pastikan juga untuk menjadwalkan pesan sebelum mengirimkannya secara otomatis, dimana ini akan menghemat waktu dibandingkan mengirim pesan secara manual dan memilih konsumen yang diinginkan.