Saat ini, bisnis bergantung pada berbagai layanan online untuk operasional. Hal ini termasuk email untuk komunikasi, perangkat lunak khusus untuk pembuatan dokumen, kalender online untuk penjadwalan rapat, dan alat bantu lainnya.
Banyak perusahaan menggunakan aplikasi gratis yang ditujukan untuk penggunaan pribadi, yang tidak cocok untuk tugas-tugas bisnis.
Solusi yang lebih baik adalah menggunakan paket produktivitas berbasis cloud. Paket ini mencakup semua aplikasi umum yang dibutuhkan setiap bisnis, seperti email dan kalender yang dapat dibagikan.
Nah, salah satu perangkat lunak produktivitas berbasis cloud yang sangat populer yaitu G Suite milik Google.
G Suite sendiri bertujuan untuk membantu bisnis, besar maupun kecil, meningkatkan efisiensi, kolaborasi, dan produktivitas.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan mengenai “apa itu G Suite, apa saja fitur-fitur yang disediakan G Suite, hingga bagaimana bisnis Anda dapat memperoleh manfaat dari penggunaannya”. Yuk simak berikut!
Jika Anda pernah menggunakan Gmail, Google Drive, atau Google Docs, maka Anda sudah memiliki gambaran tentang apa itu G Suite.
Namun, G Suite menawarkan lebih dari itu. Ini adalah ekosistem lengkap yang mencakup berbagai aplikasi yang saling terintegrasi, memungkinkan Anda dan tim Anda untuk bekerja dengan lancar tanpa perlu beralih antara berbagai platform.
G Suite adalah sebuah paket perangkat lunak berbasis cloud yang menawarkan berbagai alat produktivitas dan kolaborasi yang dikembangkan oleh Google. Ini dirancang untuk membantu bisnis, lembaga pendidikan, dan organisasi nirlaba meningkatkan efisiensi dan kerja sama tim.
Mari kita uraikan artinya secara terbalik.
Bila dijabarkan seperti itu, istilah “cloud productivity suite” menggambarkan G Suite dengan sempurna.
Salah satu keuntungan terbesar yang ditawarkan G Suite adalah integrasi aplikasi G Suite satu sama lain.
Misalnya, jika Anda adalah pengguna G Suite, Anda dapat dengan mudah membuat dokumen di Google Docs yang akan disimpan di Google Drive, dan mengirimkannya sebagai tautan atau lampiran di Gmail. Setelah semua orang memiliki dokumen tersebut, Anda dapat memulai panggilan Hangouts dan membuat catatan rapat dengan Google Keep.
Ini adalah lima aplikasi yang berbeda, namun semuanya terintegrasi dengan baik satu sama lain sehingga Anda dapat berpindah dengan mudah dari satu ke yang lain hanya dengan satu klik.
Anda mungkin berkata, “Saya bisa melakukan semua hal itu di aplikasi Google gratis, jadi mengapa saya harus memilih G Suite?
Perlu Anda ketahui lagi, bahwa G Suite ini sekarang dikenal sebagai Google Workspace.
Perubahan nama ini mencerminkan fokus yang lebih besar pada kolaborasi dan produktivitas tim. Namun, fitur dan layanannya pada dasarnya tetap sama.
Pada tanggal 6 Oktober 2020, Google mengubah nama G Suite menjadi Google Workspace untuk memenuhi kebutuhan penggunanya yang tersebar secara geografis.
Google Workspace adalah seperangkat alat berbasis cloud untuk produktivitas dan kolaborasi yang ditujukan untuk bisnis, institusi, dan organisasi nirlaba.
Google bertujuan untuk menciptakan pengalaman yang kohesif dengan Workspace, mengintegrasikan alat produktivitas dan kolaborasi.
Mereka menawarkan paket berbeda seperti Business Starter, Business Standard, Business Plus, dan Enterprise untuk semua ukuran bisnis.
Semua edisi Google Workspace menyertakan alat yang sudah dikenal seperti Gmail, Kalender, Meet, Chat, Drive, Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, dan Situs. Alat-alat ini sebelumnya merupakan bagian dari G Suite.
Langganan Workspace tersedia untuk perorangan, institusi pendidikan, dan organisasi nirlaba.
Paket Business Starter dan Business Standard menawarkan fitur-fitur produktivitas dan kolaborasi yang penting seperti email khusus, penyimpanan awan, kontrol keamanan dan manajemen, serta manfaat tambahan.
Paket Business Plus dan Enterprise menawarkan fitur keamanan yang lebih baik dan kontrol manajemen seperti Vault dan manajemen titik akhir tingkat lanjut. Selain itu, paket-paket ini juga mencakup eDiscovery dan penyimpanan untuk persyaratan hukum dan kepatuhan.
Nah, lisensi Enterprise sendiri menawarkan keamanan dan manajemen yang ditingkatkan, kontrol kepatuhan, dan fitur-fitur seperti S/MIME untuk enkripsi email, DLP, wilayah data, dan manajemen titik akhir perusahaan.
Baca Juga: Google Shopping adalah: Revolusi Belanja Online
Perlu Anda ketahui lagi, UKM seringkali memiliki sumber daya yang terbatas, termasuk anggaran untuk perangkat lunak.
G Suite menawarkan solusi yang terjangkau dan fleksibel, memungkinkan UKM untuk mengakses alat-alat kelas dunia tanpa perlu investasi besar dalam infrastruktur IT. S
elain itu, G Suite dapat membantu UKM meningkatkan produktivitas, kolaborasi, dan manajemen waktu, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.
G Suite terdiri dari berbagai aplikasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa aplikasi utama termasuk:
Mengadopsi G Suite dapat memberikan berbagai manfaat bagi UKM, termasuk:
G Suite menawarkan berbagai paket dengan fitur dan harga yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan bisnis dengan berbagai skala.
Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih paket yang tepat:
Berapa banyak orang di organisasi Anda yang akan menggunakan G Suite? Paket Business Starter mendukung hingga 300 pengguna, sedangkan paket Business Standard dan Business Plus mendukung hingga 500 pengguna. Paket Enterprise tidak memiliki batasan pengguna.
Fitur apa yang penting bagi Anda? Paket Business Starter menawarkan fitur dasar seperti Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat, dan Keep. Paket Business Standard menambahkan fitur keamanan dan kepatuhan yang lebih canggih, serta penyimpanan Drive yang lebih besar. Paket Business Plus menawarkan semua fitur Business Standard, ditambah penyimpanan Drive tak terbatas, kemampuan eDiscovery, dan fitur admin lanjutan. Paket Enterprise memiliki semua fitur Business Plus, ditambah kemampuan API lanjutan dan dukungan premium.
Berapa banyak yang ingin Anda keluarkan untuk G Suite? Harga paket bervariasi tergantung pada jumlah pengguna dan fitur yang disertakan. Anda dapat melihat perbandingan harga di situs web Google Workspace.
Opsi Pembayaran: Google menawarkan dua opsi pembayaran untuk G Suite:
Coba Gratis: Google menawarkan uji coba gratis 14 hari untuk G Suite sehingga Anda dapat mencoba layanan ini sebelum membeli.
Tips Memilih Paket:
Untuk memaksimalkan manfaat G Suite, berikut adalah beberapa tips:
G Suite, rangkaian alat kolaborasi berbasis cloud dari Google, telah membantu banyak Usaha Kecil dan Menengah (UKM) di Indonesia mencapai kesuksesan. Berikut beberapa contohnya:
1. Gudang Makanan Palembang (GMP): Meningkatkan Visibilitas dan Penjualan Online
Cik Ari, pemilik GMP, mengalami kesulitan dalam menjangkau pelanggan baru sebelum menggunakan Google My Business (GMB).
Setelah menggunakan GMB, dia dapat membuat profil bisnis online yang mudah ditemukan oleh calon pelanggan di Google Maps dan Search.
Hal ini meningkatkan visibilitas online GMP dan menghasilkan peningkatan penjualan yang signifikan.
Cik Ari juga memanfaatkan fitur GMB lainnya, seperti memposting foto dan update, menanggapi ulasan pelanggan, dan menjalankan iklan lokal. GMB telah menjadi alat yang penting untuk membantu GMP berkembang dan menjangkau lebih banyak pelanggan.
2. Bunga Davi Florist: Mempermudah Komunikasi dan Kolaborasi
Hilda Maulida, pemilik Bunga Davi Florist, kewalahan dengan komunikasi dan kolaborasi antar karyawannya sebelum menggunakan G Suite.
Setelah menggunakan Gmail, Google Calendar, dan Google Drive, Hilda dapat dengan mudah berkomunikasi dengan karyawannya, menjadwalkan proyek, dan berbagi file secara aman.
G Suite telah membantu Bunga Davi Florist menjadi lebih efisien dan produktif, memungkinkannya untuk fokus pada hal yang paling penting: melayani pelanggan dan mengembangkan bisnisnya.
3. Warung Sate Mbok Inem: Meningkatkan Layanan Pelanggan dan Mendapatkan Pelanggan Setia
Mbok Inem, pemilik Warung Sate Mbok Inem, ingin meningkatkan layanan pelanggannya dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggannya.
Dia mulai menggunakan Google Forms untuk mengumpulkan umpan balik pelanggan dan Google Sites untuk membuat situs web sederhana yang menampilkan menu, lokasi, dan informasi kontak Warung Sate Mbok Inem.
Upaya Mbok Inem membuahkan hasil. Dia menerima banyak umpan balik positif dari pelanggan, dan situs webnya membantunya menarik pelanggan baru dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
4. Toko Buku Online
Sarah memiliki toko buku online yang cukup sukses. Namun, ketika bisnisnya mulai berkembang, Sarah merasa kesulitan mengelola inventaris, pesanan pelanggan, dan komunikasi dengan timnya.
Setelah beralih ke G Suite, Sarah dapat dengan mudah berbagi spreadsheet Google Sheets untuk melacak inventaris buku dan menggunakan Google Forms untuk menerima pesanan pelanggan. Hasilnya?
Sarah dapat menghemat waktu berjam-jam setiap minggunya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
5. Agensi Pemasaran Digital
Budi mengelola agensi pemasaran digital kecil. Tantangan terbesar Budi adalah berkolaborasi dengan klien dan tim kreatifnya.
Setelah beralih ke G Suite, Budi dapat menggunakan Google Meet untuk mengadakan rapat virtual dengan klien dan timnya.
Selain itu, Google Drive memudahkan Budi untuk berbagi file besar seperti video dan presentasi. Klien Budi sangat terkesan dengan kemudahan berkomunikasi dan kualitas hasil kerja tim Budi meningkat pesat.
Manfaat Umum G Suite untuk Bisnis:
Sehingga, G Suite ini termasuk alat yang ampuh yang dapat membantu bisnis dari semua skala untuk meningkatkan produktivitas, kolaborasi, keamanan, dan hemat biaya.
Jika Anda mencari cara untuk meningkatkan bisnis Anda, G Suite adalah solusi yang tepat untuk dipertimbangkan.
G Suite (kini dikenal sebagai Google Workspace) menawarkan potensi besar untuk meningkatkan produktivitas dan kolaborasi dalam sebuah organisasi. Berikut adalah beberapa tips untuk mengoptimalkan penggunaannya:
Dengan menerapkan tips ini, Anda dapat memaksimalkan potensi G Suite untuk meningkatkan efisiensi, kolaborasi, dan produktivitas dalam organisasi Anda.
Intinya, G Suite adalah solusi yang kuat dan fleksibel untuk UKM yang ingin meningkatkan produktivitas, kolaborasi, dan efisiensi.
Dengan berbagai aplikasi yang terintegrasi dan mudah digunakan, G Suite dapat membantu bisnis Anda tumbuh dan berkembang.
Namun, seperti halnya dengan perangkat lunak apa pun, penting untuk memilih paket yang tepat, melatih karyawan, dan memanfaatkan fitur-fitur G Suite secara maksimal.
Dengan investasi yang tepat dalam pelatihan dan adopsi, G Suite dapat menjadi aset berharga bagi UKM dalam mencapai tujuan bisnis mereka.
G Suite adalah nama sebelumnya untuk rangkaian aplikasi produktivitas Google. Google Workspace adalah nama baru yang mencakup fitur-fitur tambahan seperti Google Chat, Google Meet, dan Google Drive untuk tim.
Ya, G Suite menggunakan infrastruktur keamanan yang kuat untuk melindungi data bisnis Anda. Google terus berinvestasi dalam keamanan untuk memastikan data Anda tetap aman.
Biaya G Suite bervariasi tergantung pada paket yang dipilih dan jumlah pengguna. Google menawarkan paket dengan harga yang terjangkau untuk bisnis dari berbagai ukuran.
Google menyediakan alat dan sumber daya untuk membantu bisnis beralih ke G Suite. Proses migrasi dapat melibatkan pentransferan data, pelatihan karyawan, dan pengujian sistem.
G Suite dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi dan layanan pihak ketiga melalui Google Workspace Marketplace.
Google menyediakan dukungan teknis untuk pelanggan G Suite. Anda dapat menghubungi dukungan melalui telepon, email, atau chat online.
Ya, G Suite tersedia dalam berbagai bahasa, termasuk bahasa Indonesia.
Ya, G Suite tersedia untuk organisasi nirlaba dengan harga khusus.
Google Workspace terus diperbarui dengan fitur-fitur baru, seperti peningkatan kolaborasi, alat kecerdasan buatan, dan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.
Anda dapat mengoptimalkan penggunaan penyimpanan Google Drive dengan menghapus file yang tidak diperlukan, menggunakan fitur kompresi, dan mempertimbangkan untuk membeli penyimpanan tambahan jika diperlukan.
Safira Haddad, Penulis Konten Profesional yang berpengalaman 2+ tahun dalam dunia kepenulisan dan berdedikasi di Upgraded.id. Kemampuan utama, SEO dan Content Writing.