Cara Membuat Lamaran Kerja Lewat Email yang Efektif

Mencari pekerjaan pertama bisa jadi menantang, terutama bagi fresh graduate. Salah satu langkah penting adalah membuat lamaran kerja yang menarik perhatian perekrut.

Tapi, bagaimana cara membuat lamaran kerja lewat email untuk fresh graduate yang efektif? Mari kita bahas!

Pentingnya Lamaran Kerja Lewat Email

Dalam era digital seperti sekarang, mengirim lamaran kerja lewat email menjadi hal yang semakin umum.

Bagi fresh graduate yang baru memasuki dunia kerja, mengetahui cara membuat lamaran kerja lewat email yang efektif adalah langkah penting untuk meningkatkan peluang mendapatkan pekerjaan.

Baca Juga: Chatbot Marketing Adalah : Pengertian dan Manfaatnya

Mengapa Lamaran Kerja Lewat Email Penting?

Efisien dan Praktis:

Mengirim lamaran kerja lewat email memang memiliki banyak keunggulan dibandingkan metode tradisional.

Berikut beberapa alasan mengapa mengirim lamaran lewat email jauh lebih efisien dan praktis:

• Kecepatan: Lamaran yang dikirim lewat email dapat sampai ke tujuan dalam hitungan detik atau menit, tidak seperti surat fisik yang membutuhkan waktu beberapa hari bahkan minggu untuk sampai.
• Kemudahan: Anda hanya perlu menyiapkan dokumen lamaran dalam format digital (PDF atau Word), kemudian melampirkannya pada email. Tidak perlu repot-repot mencetak, membungkus, dan mengantarkan surat.
• Biaya: Mengirim email gratis, sehingga Anda tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk membeli perangko atau jasa kurir.
• Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas berarti turut menjaga lingkungan.
• Pelacakan: Banyak layanan email yang memungkinkan Anda melacak status pengiriman email, sehingga Anda dapat mengetahui kapan lamaran Anda sudah diterima oleh penerima.
• Penyimpanan: Lamaran yang dikirim lewat email dapat disimpan dalam bentuk digital, sehingga lebih mudah untuk diakses dan dicari kembali jika diperlukan.
• Jangkauan: Anda dapat mengirimkan lamaran ke perusahaan di mana saja di dunia tanpa batasan jarak.

Cepat dan Responsif:

Lamaran kerja yang dikirim lewat email dapat diproses dengan lebih cepat, sehingga Anda bisa mendapatkan balasan lebih cepat.

Berikut beberapa alasan mengapa lamaran yang dikirim lewat email bisa diproses lebih cepat:

• Aksesibilitas Instan: Tim rekrutmen perusahaan dapat langsung mengakses lamaran Anda begitu email terkirim. Tidak perlu menunggu surat fisik sampai, dibuka, dan dipindai.
• Organisasi yang Lebih Mudah: Lamaran digital lebih mudah diorganisir dan dicari. Banyak perusahaan menggunakan sistem pelacakan pelamar (Applicant Tracking System) yang dapat mengotomatiskan proses penyaringan.
• Efisiensi Waktu: Dengan akses instan dan sistem yang terorganisir, tim rekrutmen dapat dengan cepat menyortir lamaran dan mengidentifikasi kandidat yang sesuai.

Namun, perlu diingat bahwa:

• Persaingan Tinggi: Meskipun prosesnya cepat, persaingan untuk mendapatkan pekerjaan juga semakin ketat. Pastikan lamaran Anda menonjol dan sesuai dengan persyaratan yang diminta.
• Teknologi: Ketergantungan pada teknologi juga berarti ada risiko seperti email yang tertunda, hilang, atau masuk ke folder spam.

Profesional:

Mengirim lamaran kerja lewat email menunjukkan bahwa Anda mengikuti perkembangan zaman dan memiliki keterampilan digital yang dibutuhkan.

Mengirim lamaran kerja lewat email memang menunjukkan beberapa hal positif tentang diri Anda sebagai seorang pencari kerja:

• Menguasai Teknologi: Tindakan ini menandakan bahwa Anda mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat di dunia kerja.
• Efisiensi: Anda menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan efisiensi dalam proses melamar pekerjaan.
• Profesionalisme: Penggunaan email untuk melamar pekerjaan mencerminkan sikap profesional dan modern.
• Perhatian terhadap Detail: Anda memperhatikan detail seperti format email, subjek, dan lampiran yang menunjukkan ketelitian Anda.

Selain itu, ada beberapa keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan dengan mengirim lamaran lewat email:

• Jangkauan Lebih Luas: Anda bisa melamar ke perusahaan di berbagai kota atau bahkan negara tanpa terbatas oleh jarak.
• Dokumentasi: Lamaran yang dikirim lewat email akan tersimpan dalam bentuk digital, sehingga lebih mudah untuk diakses kembali jika diperlukan.
• Peluang Lebih Banyak: Banyak perusahaan saat ini lebih memilih menerima lamaran secara online untuk mempercepat proses rekrutmen.

Namun, perlu diingat bahwa:

• Komunikasi: Meskipun email memudahkan komunikasi, jangan ragu untuk menelepon atau mengirimkan pesan singkat untuk menanyakan status lamaran Anda jika sudah cukup lama tidak ada balasan.
• Kualitas Isi: Jangan hanya fokus pada media pengiriman, tetapi juga pada kualitas isi lamaran Anda. Pastikan lamaran Anda menarik dan relevan dengan posisi yang dilamar.

Persiapan Sebelum Menulis Lamaran Kerja Lewat Email

Sebelum mulai menulis lamaran kerja lewat email, ada beberapa hal yang perlu Anda persiapkan terlebih dahulu.

Apa yang Perlu Dipersiapkan?

Riset Perusahaan:

Pelajari tentang perusahaan tempat Anda melamar. 

Berikut Cara Melakukan Riset Perusahaan:

1. Kunjungi Situs Web Perusahaan:
   • Tentang Kami: Bagian ini biasanya berisi sejarah, visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan.
   • Produk/Layanan: Pelajari secara detail apa yang ditawarkan perusahaan.
   • Berita dan Pengumuman: Cari tahu perkembangan terbaru perusahaan.
2. Gunakan Mesin Pencari:
   • Cari kata kunci seperti “nama perusahaan + visi”, “nama perusahaan + misi”, atau “nama perusahaan + review karyawan”.
   • Perhatikan artikel berita, blog perusahaan, dan ulasan di media sosial.
3. Lihat Profil Perusahaan di LinkedIn:
   • Cari tahu siapa saja yang bekerja di perusahaan tersebut, apa yang mereka lakukan, dan apa yang mereka katakan tentang perusahaan.
4. Hubungi Karyawan yang Bekerja di Perusahaan:
   • Jika Anda memiliki kenalan yang bekerja di sana, tanyakan tentang pengalaman mereka.
   • Gunakan platform seperti LinkedIn untuk mencari karyawan dan menghubunginya.

Mengapa Penting Memahami Perusahaan?

• Menyesuaikan Diri: Anda dapat menyesuaikan jawaban Anda dalam wawancara kerja agar lebih relevan dengan kebutuhan perusahaan.
• Menunjukkan Minat: Memahami perusahaan menunjukkan bahwa Anda serius dalam melamar pekerjaan.
• Membangun Pertanyaan: Anda bisa menyiapkan pertanyaan yang cerdas untuk diajukan kepada pewawancara.

Contoh Pertanyaan yang Bisa Anda Ajukan:

• Visi dan Misi: “Apa yang memotivasi perusahaan untuk mencapai visi dan misi tersebut?”
• Nilai-nilai Perusahaan: “Bagaimana nilai-nilai perusahaan tercermin dalam budaya kerja sehari-hari?”
• Tantangan: “Apa tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan saat ini, dan bagaimana perusahaan menghadapinya?”
• Inovasi: “Bagaimana perusahaan mendorong inovasi dan pengembangan produk/layanan baru?”

Ingat, semakin banyak Anda tahu tentang perusahaan, semakin percaya diri Anda dalam menghadapi proses wawancara.

Identifikasi Posisi yang Anda Lamari:

Pastikan Anda memahami secara jelas posisi yang Anda lamar dan persyaratan yang dibutuhkan.

Apa saja posisi yang sering dilamar tahun 2024?

Pasar kerja terus berkembang, namun beberapa posisi tetap menjadi favorit para pencari kerja. Berikut beberapa di antaranya:

• Bidang Teknologi:
  • Pengembang Perangkat Lunak: Kebutuhan akan aplikasi dan software semakin meningkat, membuat posisi ini sangat diminati.
  • Data Scientist: Perusahaan-perusahaan besar dan startup membutuhkan data scientist untuk menganalisis data dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
  • Spesialis Cybersecurity: Dengan meningkatnya ancaman siber, permintaan akan ahli keamanan siber juga semakin tinggi.
• Bidang Kesehatan:
  • Perawat: Ketersediaan perawat selalu dibutuhkan di rumah sakit, klinik, dan fasilitas kesehatan lainnya.
  • Apoteker: Profesi ini semakin diminati dengan semakin kompleksnya kebutuhan obat-obatan.
• Bidang Keuangan:
  • Akuntan: Profesi ini selalu dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola keuangan.
  • Analis Keuangan: Perusahaan-perusahaan investasi dan bank membutuhkan analis keuangan untuk mengevaluasi kinerja investasi.
• Bidang Pemasaran:
  • Digital Marketer: Dengan semakin berkembangnya pemasaran digital, posisi ini menjadi sangat populer.
  • Content Creator: Perusahaan-perusahaan membutuhkan content creator untuk membuat konten menarik di berbagai platform media sosial.
• Bidang Sumber Daya Manusia:
  • Spesialis Rekrutmen: Perusahaan-perusahaan selalu membutuhkan orang untuk mencari dan merekrut karyawan baru.

Kemudian, persyaratan umum yang dibutuhkan

Persyaratan yang dibutuhkan untuk setiap posisi tentu berbeda-beda, namun secara umum, berikut adalah beberapa persyaratan yang seringkali diminta:

• Pendidikan: Minimal lulusan SMA atau D3, namun banyak perusahaan yang lebih menyukai lulusan S1, terutama untuk posisi yang membutuhkan keahlian khusus.
• Pengalaman Kerja: Pengalaman kerja relevan sangat diutamakan, terutama untuk posisi-posisi senior. Namun, bagi fresh graduate, seringkali ditawarkan program magang atau pelatihan.
• Keterampilan Teknis: Keterampilan teknis yang dibutuhkan akan sangat bergantung pada posisi yang dilamar. Misalnya, pengembang perangkat lunak harus menguasai bahasa pemrograman, sedangkan data scientist harus menguasai statistik dan tools analisis data.
• Soft Skills: Keterampilan interpersonal seperti komunikasi, teamwork, dan problem-solving sangat penting untuk semua posisi.
• Bahasa Asing: Kemampuan berbahasa asing, terutama bahasa Inggris, sangat dibutuhkan, terutama untuk perusahaan multinasional.

Siapkan Dokumen yang Diperlukan:

Siapkan dokumen-dokumen penting seperti CV, surat lamaran, dan portofolio (jika ada).

Cek Email Anda:

Pastikan alamat email Anda profesional dan sesuai dengan nama lengkap Anda.

Cara Menulis Surat Lamaran Kerja Lewat Email

Setelah persiapan selesai, langkah selanjutnya adalah menulis surat lamaran kerja lewat email.

Bagaimana Cara Menulisnya?

• Struktur Surat:
  • Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang formal, seperti “Yth. Bapak/Ibu HRD,” atau “Kepada Yth. [Nama HRD].”
  • Pengantar: Perkenalkan diri Anda dan sebutkan posisi yang Anda lamar.
  • Isi Surat: Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut dan bagaimana kualifikasi Anda cocok dengan persyaratan yang dibutuhkan.
  • Penutup: Ucapkan terima kasih atas perhatiannya dan sampaikan keinginan Anda untuk dihubungi untuk wawancara.
  • Salam Penutup: Tutup surat dengan salam penutup yang formal, seperti “Hormat saya,” atau “Demikianlah surat lamaran kerja ini saya buat. Terima kasih atas perhatiannya.”
• Tips Menulis Surat Lamaran:
  • Jelas dan Terarah: Gunakan bahasa yang jelas, singkat, dan terarah.
  • Sesuaikan dengan Perusahaan: Sesuaikan isi surat lamaran dengan visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan.
  • Tunjukkan Keterampilan Anda: Highlight keterampilan dan pengalaman yang relevan dengan posisi yang Anda lamar.
  • Gunakan Kata Kunci: Gunakan kata kunci yang sering muncul dalam deskripsi pekerjaan untuk meningkatkan visibilitas lamaran Anda.
  • Proofread dengan Cermat: Pastikan surat lamaran Anda bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.

Cara Membuat CV yang Menarik

CV adalah salah satu dokumen penting yang harus Anda lampirkan dalam lamaran kerja lewat email.

Bagaimana Cara Membuat CV yang Menarik?

• Format yang Profesional: Gunakan format CV yang mudah dibaca dan terlihat profesional.
• Informasi yang Relevan: Fokus pada informasi yang relevan dengan posisi yang Anda lamar.
• Pengalaman Kerja: Urutkan pengalaman kerja Anda dari yang terbaru hingga yang terlama.
• Pendidikan: Tuliskan pendidikan formal yang Anda miliki.
• Keterampilan: Highlight keterampilan teknis, interpersonal, dan soft skills yang Anda miliki.
• Pencapaian: Tampilkan pencapaian atau prestasi yang Anda raih.
• Keyword Optimization: Gunakan kata kunci yang sering muncul dalam deskripsi pekerjaan untuk meningkatkan visibilitas CV Anda.

Tips Mengirim Lamaran Kerja Lewat Email

Setelah surat lamaran dan CV selesai, langkah terakhir adalah mengirim lamaran kerja lewat email.

Bagaimana Cara Mengirimnya?

Subject Line yang Menarik:

Berikut beberapa contoh subject line yang bisa Anda gunakan saat mengirim lamaran kerja lewat email, yang dirancang untuk jelas dan menarik perhatian:

Subject Line yang Jelas dan Langsung:

• [Posisi yang Dilamar] – [Nama Lengkap Anda] (Contoh: Desainer Grafis – Ahmad Budiman)
• Lamaran Kerja untuk Posisi [Posisi] – [Nama Perusahaan]
• [Nama Anda] – Melamar Posisi [Posisi]

Subject Line yang Lebih Menarik Perhatian:

• [Posisi] yang Anda Cari? Saya Siap Bergabung!
• [Keterampilan Anda] yang Relevan untuk Posisi [Posisi]
• Bergabung dengan Tim Anda Sebagai [Posisi] yang Berpengalaman
• [Nama Anda] – [Jumlah Tahun Pengalaman] di Bidang [Bidang] – Siap Berkontribusi!

Kemudian, ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui juga yaitu::

• Sesuaikan dengan Job Desk: Pastikan subject line sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan.
• Gunakan Kata Kunci: Sertakan kata kunci yang relevan dari deskripsi pekerjaan untuk meningkatkan peluang email Anda dibaca.
• Jujur dan Spesifik: Hindari klaim yang berlebihan dan fokus pada kualifikasi yang benar-benar Anda miliki.
• Singkat dan Padat: Buat subject line yang mudah dibaca dan dipahami dalam sekali pandang.

Contoh Subject Line Kreatif (untuk Posisi Content Writer):

• Pena Asah Kata untuk Tim Content Anda
• Penulis Kreatif dengan Passion di [Topik Tertentu]
• Siap Menulis Cerita Sukses Bersama Anda

Penting:

• Periksa Kembali: Sebelum mengirim, pastikan tidak ada kesalahan pengetikan pada subject line.
• Sesuaikan dengan Perusahaan: Tonalitas subject line bisa disesuaikan dengan budaya perusahaan. Jika perusahaan lebih formal, gunakan bahasa yang lebih formal pula.

Contoh Lengkap Subject Line dan Isi Email:

Subject: Desainer Grafis Senior – Ahmad Budiman – Berpengalaman di Desain UI/UX

Isi Email:

Yth. Bapak/Ibu HRD [Nama Perusahaan],

Dengan hormat,

Saya, Ahmad Budiman, tertarik dengan posisi Desainer Grafis Senior yang sedang Anda rekrut. Dengan pengalaman lebih dari 5 tahun di bidang desain UI/UX, saya yakin dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi perusahaan.

Saya telah melampirkan CV dan portofolio terbaru saya untuk Anda pertimbangkan.

Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.

Hormat saya,

Ahmad Budiman [Nomor Telepon] [Alamat Email]

Dengan memilih subject line yang tepat, Anda akan meningkatkan peluang lamaran kerja Anda dibaca dan dipertimbangkan oleh perusahaan.

Lampiran yang Benar:

Pastikan semua lampiran terkirim dengan benar dan dalam format yang sesuai.

Email Profesional:

Gunakan bahasa yang formal dan profesional dalam email Anda.

Follow-up:

Jika belum ada balasan setelah beberapa waktu, kirim email follow-up untuk menanyakan status lamaran Anda.

Kesalahan yang Harus Dihindari

Anda harus mengetahui apa saja kesalahan yang harus dihindarinya, yuk simak!

1. Mengirim Email Tanpa Subjek

Email tanpa subjek sering kali diabaikan oleh perekrut. Pastikan Anda selalu menulis subjek email.

Mengapa Subjek Email Sangat Penting?

• Pertama kali dilihat: Subjek adalah bagian pertama yang dilihat oleh penerima email. Subjek yang menarik dan relevan akan meningkatkan kemungkinan email Anda dibuka.
• Filter spam: Banyak penyedia email menggunakan filter spam yang sensitif terhadap subjek kosong atau tidak jelas. Subjek yang baik dapat membantu email Anda masuk ke kotak masuk utama.
• Organisasi: Subjek yang jelas membantu penerima mengorganisir email mereka dengan lebih baik. Mereka dapat dengan mudah mencari email Anda di kemudian hari.
• Kesan pertama: Subjek adalah kesan pertama yang Anda berikan. Subjek yang profesional dan informatif menunjukkan bahwa Anda serius dalam melamar pekerjaan tersebut.

Tips Membuat Subjek Email yang Efektif:

• Jelas dan spesifik: Sebutkan posisi yang Anda lamar dan nama Anda. Contoh: “Lamaran Pekerjaan [Posisi] – [Nama Anda]”
• Sesuaikan dengan job desk: Gunakan kata kunci yang relevan dengan job desk yang Anda baca.
• Singkat dan padat: Batasi subjek menjadi maksimal 50 karakter agar mudah dibaca.
• Unik: Cobalah untuk membuat subjek Anda menonjol dari lamaran lainnya.

Contoh Subjek Email:

• Buruk: Lamaran Kerja
• Baik: Lamaran Pekerjaan Data Analyst Junior – Budi Santoso
• Lebih Baik: Lamaran Pekerjaan Data Analyst Junior – Pengalaman 2 Tahun di Python dan SQL

2. Menggunakan Bahasa yang Tidak Sopan

Selalu gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Hindari penggunaan kata-kata yang tidak pantas.

3. Melampirkan File yang Terlalu Besar

File yang terlalu besar bisa membuat email Anda gagal terkirim. Kompres file jika perlu.

Intinya, mengirim lamaran kerja lewat email adalah langkah penting untuk mendapatkan pekerjaan.

Dengan mengikuti tips-tips di atas, Anda dapat membuat lamaran kerja yang menarik perhatian HRD dan meningkatkan peluang Anda untuk diterima.

Ingatlah untuk selalu menyesuaikan lamaran kerja Anda dengan setiap perusahaan yang Anda lamar.